E’ buona norma inserire la nota di riservatezza a pie’ di pagina nelle mail che si inviano, questa è la dicitura corretta da inserire:
Nota di riservatezza: Il presente messaggio, corredato dei relativi allegati contiene informazioni da considerarsi strettamente riservate, ed è destinato esclusivamente al destinatario sopra indicato, il quale è l’unico autorizzato ad usarlo, copiarlo e, sotto la propria responsabilità, diffonderlo. Chiunque ricevesse questo messaggio per errore o comunque lo leggesse senza esserne legittimato è avvertito che trattenerlo, copiarlo, divulgarlo, distribuirlo a persone diverse dal destinatario è severamente proibito, ed è pregato di rinviarlo immediatamente al mittente distruggendo l’originale.
Confidentiality Notice: This message, together with its annexes, contains information to be deemed strictly confidential and is destined only to the addressee(s) identified above who only may use, copy and, under his/their responsibility, further disseminate it. If anyone received this message by mistake or reads it without entitlement is forewarned that keeping, copying, disseminating or distributing this message to persons other than the addressee(s) is strictly forbidden and is asked to transmit it immediately to the sender and to erase the original message received.
Con la modifica GDRP del 25 Maggio 2018 la nota a fondomail diventa:
AVVERTENZA: INFORMATIVA SUL TRATTAMENTO DEI DATI
In ottemperanza con il nuovo Regolamento Europeo GDPR n. 679/2016, le informazioni contenute in questo messaggio sono riservate e confidenziali. Il loro utilizzo è consentito esclusivamente al destinatario del messaggio, per le finalità indicate nel messaggio stesso. Qualora Lei non fosse la persona a cui il presente messaggio è destinato, La invitiamo ad eliminarlo dal Suo Sistema ed a distruggere le varie copie o stampe, dandocene gentilmente comunicazione. Ogni utilizzo improprio è contrario ai principi del nuovo Regolamento Europeo GDPR n. 679/2016.
NOME AZIENDA opera in conformità al nuovo Regolamento Europeo GDPR n. 679/2016. Per qualsiasi informazione a riguardo si prega di contattarmi all’indirizzo mail: email@email.it
The information contained in this message as well as the attached file(s) is confidential/privileged and is only intended for the person to whom it is addressed. If the reader of this message is not the intended recipient or the employee or agent responsible for delivering the message to the intended recipient, or you have received this communication in error, please be aware that any dissemination, distribution or duplication is strictly prohibited, and can be illegal. Please notify us immediately and delete all copies from your mailbox and other archives. Thank you
Le istruzioni per inserire la firma nei gestionali è possibile reperirla nell’articolo Inserire la firma nelle mail in uscita.